Кадровые документы являются обязательной частью документооборота любой компании. В случае изменения персональных данных работника, таких как фамилия, паспортные данные или личная информация, необходимо внести эти изменения во всех соответствующих документах.
Подтверждающих действительность и правовую значимость изменений персональных данных сотрудника должно быть достаточно. На практике это означает, что кадровик обязан внести изменения во все документы, включая карточки работника, локальные акты, договоры о трудоустройстве, листы отпусков и т.д. Бухгалтерия также должна внести соответствующие изменения в документы на основании заключения генерального директора приказом и подписью ответственного лица.
Если сотрудник сменил фамилию, то на основании заявления гражданина и акта об изменении фамилии должны быть оформлены новые документы с новыми данными о работнике, включая паспортные данные и данные пенсионного фонда. Все документы оформляются в соответствии с примерами и бланками, утвержденными Министерством труда.
Важно помнить, что при оформлении документов необходимо быть внимательным и избегать ошибок и брака. После внесения изменений должны быть сверены все данные и подписи контрагентов. Копии всех документов должны быть храниться в личной кадровой папке сотрудника.
Кадровик должен следить за сроками проведения исправлений и внесения изменений в документы, поскольку они являются обязательной частью учета и контроля за работой компании. Поменявшему фамилию работнику необходимо внести изменения во все документы о своей трудовой деятельности в соответствии с графиком, установленным отделом кадров.
Понятие о смене фамилии
Смена фамилии является обязательной процедурой при изменениях персональных данных сотрудника. Для внесения изменений необходимо подать заявление в соответствующие органы и получить документы, подтверждающие смену фамилии. Обычно это справка о браке или исправления паспорта гражданина РФ.
При внесении изменений в кадровый документооборот, кадровик обязан проверить и подтвердить достоверность личных данных работника. Для этого вносятся изменения в личную карточку работника, а также в приказ о его приеме на работу. Все документы, подтверждающие смену фамилии, должны быть представлены в оригинале.
В случае, когда сотрудник уже работал в компании, и при смене фамилии не менял организацию, необходимо составить акт о внесении изменений в кадровые документы с подписью работника и руководителя организации.
Организация обязана сообщить об изменении персональных данных работника бухгалтерии, отделу кадров и контрагентам. Также необходимо внести изменения в книжки учета отпусков и на основании новых данных составить график отпусков.
При смене фамилии сотрудника нужно внести изменения во все локальные нормативные документы компании, такие как договор о трудоустройстве, образец приказа о приеме на работу и прочие документы, содержащие данные о работнике.
Важно помнить, что изменения в кадровых документах необходимо проводить в соответствии с правовой базой Минтруда и Пенсионного фонда РФ, а также с учетом графика заключения трудовых договоров.
Определение смены фамилии
Смена фамилии сотрудника является одним из важных аспектов кадрового делопроизводства, требующим обязательной регистрации в соответствующих паспортных и персональных документах, книжках и карточках. Изменения внесенные в документооборот на основании заключения брака или договора об усыновлении не требуют оформления заявления.
Для внесения изменений в кадровые документы по смене фамилии сотрудника необходимо подготовить заявление и приложить к нему персональный паспорт с новой фамилией, а также копию приказа генерального директора ООО о смене фамилии сотрудника. В отделе кадров и бухгалтерии вносятся изменения в личную карточку работника в соответствии с правовой базой и локальными нормативными актами.
Также необходимо обновить личную карточку пенсионного фонда и внести изменения в лист отпусков. Все персональные данные, включая подпись, указанные в приказе, акте о сдаче-приемке документов и обязательной кадровой документации (основываясь на законе минтруда) должны быть подтверждающих документах, подписанных работником и заверенных отделом кадров.
Контрагенты, с которыми работал сотрудник под прежней фамилией, должны быть уведомлены о смене фамилии работника и о том, что его новые персональные данные будут использоваться во всех документах и договорах, подписанных после смены фамилии, соответствующий приказ должны быть обязательно подписан генеральным директором, которому также понадобиться подписывать новые договоры и соглашения, а также все другие документы, содержащие персональные данные работника, за которыми следит бухгалтерия.
Кадровые документы, требующие замены
После смены фамилии сотрудника необходимо вносить изменения в ряд кадровых документов. Это связано с тем, что личные данные работника изменились, и на всех уровнях документооборота нужно иметь актуальную информацию.
Среди документов, которые необходимо обновить, — трудовой договор, приказ о приеме на работу, личную карточку, пенсионное свидетельство, трудовую книжку, отпускной лист, график отпусков и другие кадровые документы.
Для внесения изменений необходимо подготовить заявление работника о смене фамилии, на основании которого оформляется приказ генерального директора об изменении кадровых данных. Также требуется подписать акт приема-передачи подтверждающих документов с прежней фамилией и новыми документами.
Управление персонала и отдел бухгалтерии обязаны обновить личную карточку сотрудника и трудовую книжку. Внесение изменений в постоянные трудовые документы должно подтверждаться подписью кадровика и работника. Кроме того, нужно оформить копии документов на новую фамилию.
При смене фамилии в связи с браком необходимо предоставить бумажные паспортные данные и свидетельство о браке в отдел кадров. Внесение изменений в кадровую документацию производится на основании правовой основы, которую регулирует ст. 69 Федерального закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ «О труде в Российской Федерации».
ООО или другие контрагенты могут также потребовать обновления данных о сотрудниках, с которыми были заключены договора. В таком случае необходимо внести изменения в соответствующую документацию и обеспечить подпись сотрудника на новых договорах или их дополнениях.
Перечень документов, подлежащих замене
При смене фамилии сотрудника необходимо заменить ряд документов, в том числе паспортные и персональных данные. Сотрудник обязан предоставить отделом кадров подтверждающие его правовой статус документы.
- Паспорт гражданина РФ – нужно заменить бумажные заключения, вносятся изменения и исправления официальной копией документа.
- Трудовой договор – необходимо подписать новый договор на основании заявления сотрудника, подтверждающего смену фамилии.
- Личная книжка работника – в ней вносятся новые данные работника о смене фамилии на основании приказа генерального директора организации.
- Кадровая карточка – в этом документе делается пометка о смене фамилии работника.
- Карточка пенсионного фонда – необходимо оформить замену карточки на основании заявления сотрудника и копии паспорта с новой фамилией.
Также может потребоваться заменить документы, которые содержат персональные данные, в том числе:
- Бухгалтерские документы и акты взаимных расчетов с контрагентами.
- График отпусков и другие внутренние документы организации, в которых указаны персональные данные работника.
- Документы, подтверждающие право на льготы по мерам социальной поддержки.
По законодательству ооо обязана заменить документы, подтверждающие новую фамилию сотрудника, в рамках внутреннего документооборота и соблюдая порядок оформления бухгалтерским и кадровым отделом.
Сроки замены документов после смены фамилии сотрудника
При смене фамилии сотрудника необходимо внести изменения в его кадровые документы. Сроки, в течение которых нужно заменить документы, устанавливаются в соответствии с требованиями законодательства и локальных актов предприятия.
В соответствии с пунктом 8 статьи 14 Федерального закона «О гражданстве Российской Федерации» при изменении фамилии в паспорте гражданина России срок замены паспорта составляет 30 дней. Согласно пункту 13 Положения о порядке представления и проверки документов, удостоверяющих личность, утвержденного приказом Минтруда России от 13.03.2018 № 199н, срок замены трудовой книжки – 10 дней.
В соответствии с требованиями правовой базы, на основании которой работает предприятие, к некоторым документам необходимо вносить изменения в обязательном порядке. Например, при смене фамилии сотрудника нужно оформить приказ о переоформлении трудового договора, исправить личную карточку работника, договор с контрагентами и акты оказанных услуг. Все эти данные вносятся в бухгалтерским и пенсионного учета, а также в график отпусков.
Для оформления замены документов необходимо подготовить соответствующие документы, такие как заявление на изменение личных данных, копию паспорта, подтверждающие документы (например, свидетельство о браке), образец подписи. После этого, в соответствии с утвержденным порядком, следует подписать приказ о переоформлении трудового договора и внести изменения в личную карточку работника. Вся информация об изменении данных сотрудника фиксируется в соответствующих документах.
Отдел кадров обязан отслеживать ликвидацию старых бумажных и внесение новых данных и признание им не забудьте и об акте проверки, в котором будут указаны все действия, которые предпринимались по замене документов.
Порядок оформления новых кадровых документов
При изменении фамилии работника в связи с браком или другими основаниями, кадровые документы должны быть исправлены в соответствии с заключениями правовой службы и требованиями Минтруда.
Работник обязан подать заявление в отдел кадров с просьбой поменять прежнюю фамилию на новую. Необходимо представить копию свидетельства о браке или других документов, подтверждающих изменения персональных данных работника. Кадровый специалист обязан внести изменения в кадровые документы и заверить их подписью.
Приказ о смене фамилии и кадровую книжку, а также учетную карточку работника должны быть оформлены согласно локальным нормативным актам компании. В приказе должны быть указаны все данные гражданина, новые паспортные данные и другие изменения.
Также необходимо внести изменения в график отпусков, договор на трудоустройство и другие документы, связанные с работником. Для этого следует провести внесение соответствующих записей.
Все изменения в кадровых документах вносятся после оформления акта о смене фамилии. Приказываю бухгалтерии внести соответствующие изменения в пенсионное свидетельство и в другие документы, связанные с контрагентами ООО.
Вносятся изменения в бумажные документы работника, а также в электронные кадровые карты. Кадровые специалисты обязаны тщательно следить за документооборотом и вести его в соответствии с требованиями законодательства.
Подача заявления о смене фамилии работника
Если работник поменял фамилию по каким-либо причинам, он обязан внести соответствующую информацию в свои персональные данные. Для этого нужно подать заявление в отдел кадров компании, в котором указать новые фамилию, имя и отчество (если они также были изменены).
С заявлением должны быть приложены официальные документы, подтверждающие прежнюю и новую фамилии – это копия паспорта с отметкой об изменении, свидетельство о браке или другой правовой документ, подтверждающий основание для смены фамилии.
Отдел кадров обязан внести соответствующие изменения в личную карточку работника и в книжку учета персональных данных, а также в его трудовой договор. Новые данные также вносятся в бумажные и локальные электронные документы, связанные с кадровым учетом – это приказы о приеме на работу, о переводах и об отпусках.
В случае, если работник имеет пенсионное свидетельство, необходимо заменить его на новое по измененным паспортным данным. Для этого также требуется подать заявление в Пенсионный фонд с приложением копии паспорта.
График внесения изменений должен быть согласован между отделом кадров и бухгалтерией компании. Все изменения вносятся в строгом соответствии с требованиями Минтруда и необходимой обязательной документацией, подписанной генеральным директором компании.
Для подтверждения внесения изменений в кадровом документообороте будет составлен соответствующий акт, который подписывается представителями отдела кадров и работника.
Составление нового трудового договора
После того, как работник поменял свою фамилию, необходимо составление нового трудового договора. Данный документ является обязательной бухгалтерской записью, который содержит все данные о сотруднике и его работе.
Для составления нового договора необходимы все документы, подтверждающие изменения фамилии: копия паспорта с новыми паспортными данными, бумажные книжки и другие документы, подтверждающие брак или иные изменения личную информацию.
В график вносятся все персональные данные гражданина, его текущая работа и все данные по отпускам и исправлениям. Также необходимо составить акт об изменении данной информации.
Кадровая и бухгалтерия обязаны составлять новые документы и формы на основании изменений в пенсионном паспорте контрагентов и других данных, подтверждающих изменения фамилии. Составление документов происходит в соответствии с местами издания документов и правовыми обязательствами Минтруда.
Замена кадровых документов
При смене фамилии работника необходимо внести изменения в его кадровые документы. Какие документы нужно заменить и какие данные вносятся?
- Паспортные данные. После изменения фамилии работника в его паспорте, необходимо внести изменения во все персональные документы, связанные с его личной информацией.
- Данные о трудовом договоре. Если в трудовом договоре присутствует информация о фамилии работника, то необходимо внести изменения и заключить новый договор.
- Данные об отпусках и пенсионном страховании. При смене фамилии работника, данные в карточках обязательной пенсионного страхования и листах отпусков, а также в соответствующих документах контрагентов и бухгалтерском учете должны быть исправлены в соответствии с новыми данными работника.
Чтобы начать процедуру замены кадровых документов, работник должен подать заявление в отдел кадров с просьбой внести изменения на основании заключения брака. Приложить к заявлению нужно новые паспортные данные и копию свидетельства о браке.
Отдел кадров должен внести изменения в локальные правовые акты, касающиеся работника, и составить приказ о замене кадровых документов на основании заявления. В приказе указываются новые данные работника и рекомендуется предоставить работнику образец заполнения документов.
После заключения приказа, бумажные документы (трудовой договор, карточки отпусков и пенсионного страхования) заменяются на новые с внесенными исправлениями. Также необходимо внести изменения в электронный документооборот и на сайте генерального управления Минтруда.
Ссылка на закон — Минтруд России разъяснил порядок оформления дубликата трудовой книжки работника, сменившего фамилию.
Учёт смены фамилии в учебных заведениях
Кадровые изменения, связанные со сменой фамилии работника, отражаются на всех уровнях. В учебных заведениях такие изменения вносятся в соответствии со специальной процедурой.
Для начала, работник должен подать заявление и предоставить копию своего паспорта с новой фамилией. Кадровик обязан внести изменения в личную карточку работника, а также в бумажные книжки отдела кадров.
Основанием для изменений является приказ, который должен быть подписан руководством учебного заведения. В приказе указываются данные о работнике, прежнюю и новую фамилии, а также номера документов, подтверждающих смену фамилии.
При оформлении заявления работник обязан предоставить документ, подтверждающий смену фамилии – акт гражданского состояния, заключение о браке или другой документ, удостоверяющий изменение персональных данных работника.
В бухгалтерском документообороте новые данные вносятся в соответствии с требованиями налогового законодательства.
Учебные заведения также обязаны уведомить других контрагентов о смене фамилии.
В случаях, когда работник является пенсионером, копия приказа о смене фамилии должна быть предоставлена в пенсионный фонд.
Нужно отметить, что смена фамилии не является обязательной процедурой для работника, исключением являются случаи брака или смены фамилии по решению суда.
Изменения в документах об образовании
После смены фамилии сотрудника может понадобиться исправить его документы об образовании. Данные документы являются важными для кадрового документооборота, а также могут понадобиться работнику при заключении контрактов с контрагентами. Если работник поменял фамилию в связи с браком, то нужно внести соответствующие изменения до подписания договора с новым именем.
Для подтверждения образования работника обязаны иметь копии документов, подтверждающих его достижения. Это могут быть бумажные книжки, сертификаты или дипломы. Если у работника изменились паспортные данные в связи с сменой фамилии, нужно внести соответствующие изменения в эти документы.
Для внесения изменений в документы об образовании необходимо написать заявление и предоставить правовому отделу или кадровому отделу генерального управления. Изменения вносятся в соответствии с приказом о возможности внесения изменений в кадровые документы на основании локальных правил компании и указаний Минтруда России. В акте о внесении изменений указываются все новые личные данные работника, включая паспортные данные, данные о пенсионном, бухгалтерском учете и отпусков.
После внесения изменений в документы об образовании, необходимо также внести изменения в карточки работника и график его отпусков. Это предусмотрено бухгалтерским учетом компании и требует обязательной процедуры внесения всех персональных данных работника. Если изменения коснулись контрагентов, необходимо обеспечить своевременное официальное уведомление о новых данных сотрудника.
Кадровые документы для работы в сфере образования
В сфере образования работают множество сотрудников. Каждый из них должен иметь правильно оформленные кадровые документы. Это особенно важно в случае изменений в личных данных работника, таких как смена фамилии.
Кадровник обязан внести все изменения в документы на основании подписанного заявления работника и основании его паспортных данных. Внесение изменений является обязательной процедурой, так как некорректно оформленные документы могут создать проблемы как для работника, так и для работодателя.
При смене фамилии работника необходимо внести соответствующие исправления во все кадровые бумажные документы. Нужно поменять прежнюю фамилию на новую через черту, подписать внесенные правки в образце и сделать копии обновленных документов для личного дела работника.
Обновление локальных листов нормирования отпусков работника, его трудовой книжки, карточки персональных данных, договора и приказов осуществляется отделом кадров и бухгалтерией. Все данные о работнике вносятся в контрагентов в соответствии с его новой фамилией.
Основанием для внесения изменений в документы является подписанное работником заявление о смене фамилии, а также акт свидетельствующий о заключении брака (если изменение фамилии связано с этим). Для получения пенсионного возраста и других правовых вопросов новые фамилии работника должны быть подтверждены его паспортными данными.
Итак, при смене фамилии работника важно правильно оформить кадровые документы в соответствии со всеми требованиями Минтруда. Для этого необходимо внести изменения в штатный график, обновить трудовую книжку и осуществить все необходимое внесение данных в систему документооборота в установленные сроки. Подписывать исправления должен генеральный директор и руководитель отдела кадров.
Смотрите так же — Изменение фамилии документах сотрудника.
Важные детали при оформлении кадровых документов после смены фамилии
При смене фамилии работника необходимо внести изменения во все документы, связанные с его трудовой деятельностью. Это может быть кадровая карточка, трудовой договор, приказ о приеме на работу, отпускном листе и т.д. Также, необходимо внести изменения во все документы, связанные с персональными данными работника, такие как пенсионное свидетельство, паспорт, банковские данные итд.
Вносятся изменения в документы обязательной формы, такие как приказы генерального директора, приказы отдела кадров и бухгалтерии. Внесение изменений происходит в соответствии с правовыми нормами и на основании заявления работника. Копия этого заявления должна оставаться в его личной карточке.
Кадровик обязан заключить дополнительное соглашение к трудовому договору, при этом, в нем указывается новая фамилия работника. Кроме того, необходимо поменять сведения в учетных книжках и графике отпусков. Это необходимо для корректного расчета оплаты труда и отпускного вознаграждения.
Для подтверждающих документов, таких как акты, нужно внести исправления. Они оформляются в соответствии с правилами локальных актов организации. Если у работника был брак, то также необходимо внести изменения в соответствующие документы.
Подписание документов происходит при наличии новой фамилии работника и основании для ее смены, а также подписи работника на всех бланках. Подписи согласовываются с подписями контрагентов и бухгалтерским учетом. Порядок оформления документов регулируется законодательством РФ, в том числе Минтрудом РФ.
| № п/п | Наименование документа | Образец документа |
|---|---|---|
| 1 | Заявление работника на смену фамилии | Скачать образец |
Правильное написание новой фамилии
Какие документы нужно внести в кадровые, если работник поменял фамилию? Согласно правовой базе, на основании заявления гражданина и паспортных данных, вносятся обязательные изменения в личную карточку работника и трудовую книжку. Данные об изменениях подписываются работником и кадровиком.
Далее для обновления бумажной и электронной документации, таких как приказы, локальные акты, график отпусков, договоры с контрагентами и прочие документы, в которых упоминается прежняя фамилия работника, необходимо оформить приказ «Об исправлении ошибок в трудовом договоре».
Приказ должен содержать точное новое написание фамилии, основание на внесение изменений (заявление на изменение фамилии по паспорту или свидетельству о браке), дату внесения изменений и перечень документов, в которых необходимо внести изменения. В приказе должна быть указана подпись руководителя (генерального директора, директора по персоналу и т.п.).
После оформления приказа он передается в бухгалтерию для внесения изменений в бухгалтерскую отчетность. На основании приказа, копия которого также вносится в кадровые, бухгалтерия меняет Ф.И.О. работника в документообороте и формирует новые формы для оплаты труда.
Новые документы на новую фамилию работника выдаются после получения исправленных документов: трудовой книжки, личной карточки и пенсионного листа. Указанную новую фамилию необходимо сообщить также контрагентам организации.
Важно иметь в виду, что внесение изменений должно быть выполнено в сроки, указанные законодательством, иначе могут возникнуть нежелательные последствия для работника и организации.
Изменение в социальных сетях и электронной почте
После смены фамилии сотрудника необходимо внести соответствующие исправления во все документы, в том числе и в его профили в социальных сетях и электронной почте. Для этого нужно предоставить копию документа, подтверждающего смену фамилии, и акт об изменении персональных данных.
Если работник оставил свои профили в социальных сетях в личном пользовании, то изменения вносятся на основании заявления, подписанного работником и утвержденного отделом кадров. Также обязательной процедурой является изменение данных внутри компании.
В зависимости от графика отпусков, новые данные могут быть внесены только после окончания отпуска. Если имеется бухгалтерский учет информации о контрагентах, то следует заменить данные в соответствующих карточках. Также обязательны листки о заработной плате, которые должны быть заполнены в соответствии с изменениями. Некоторые изменения могут вноситься на основании локальных приказов генерального директора.
В случае изменения паспортных данных работника следует предоставить образец заявления о смене паспорта и копию обложки нового паспорта. Изменения в кадровые документы вносятся на основании акта об изменении персональных данных пенсионного фонда и заключении отдела кадров.
В браке производится замена фамилии только после заключения брака и вызывает замену паспортных данных. Изменения также требуют обязательной подписи работника и утверждения отделом кадров в соответствующих документах. Отдел кадров и бухгалтерия обязаны обновлять информацию на все основания в документообороте.
Перевыпуск документов для поездок за границу
Если сотрудник, у которого уже есть загранпаспорт и другие документы для поездок за границу, поменял свою фамилию, работник отдела кадров должен принять от него заявление на перевыпуск документов. В заявлении должно быть указано основание для перевыпуска.
После того, как работник отдела кадров получит заявление, он должен запросить лист персональных данных, который находится в его кадровой карточке, и получить копию прежней заграничной паспортной книжки. Данные из листа персональных данных и прежней паспортной книжки вносятся в новые документы оформленные на новую фамилию.
Для внесения изменений в существующие документы нужно заключить договор с организацией, которая имеет правовой статус аккредитованной у Минтруда по делам труда и социальной защиты населения. Бумажные документы перевыпуска должны подписываться руководством организации и подшиваться к табельному листу работника.
Дополнительно, необходимо оформить акт обязательной медицинской информации, это регламентируется правилами обработки персональных данных граждан. В акте нужно указать наличие или отсутствие медицинских противопоказаний для пересечения границы. При получении новых документов, бухгалтерия обязана обновить кадровые карточки работника и внести новые паспортные данные в документооборот организации и контрагентов.
В случае изменения фамилии после брака, необходимо предоставить официальный документ, подтверждающий изменение фамилии, например свидетельство о браке. После этого те же процедуры необходимо повторить, чтобы изменить фамилию в персональных документах для поездок за границу.
Важно учитывать, что все действия по перевыпуску документов должны проводиться в рамках установленных локальных актов организации, графика отпусков и иметь соответствующую подпись руководства.
Ответственность сторон
В процессе заключении трудового договора работодатель обязан предоставить свои локальные акты и приказы, которые основаны на действующем законодательстве, определяющие порядок ведения кадрового документооборота.
При изменении фамилии работника основанием для оформления новых кадровых документов является паспорт гражданина РФ, содержащий соответствующее исправление. Также может быть внесен акт гражданского состояния в книжке о рождении, браке или в ином документе, подтверждающем изменение фамилии.
Новые персональные данные работника вносятся в трудовую книжку или карточку, график отпусков и другие кадровые документы обязательной формы. Работодатель должен приказывать о внесении изменений и подписывать эти документы.
Работник обязан предоставить работодателю заявление о смене фамилии и соответствующий документ, подтверждающий это изменение. В случае, если работник неправильно указывает данные, ответственность за возможные последствия несет он сам.
Бухгалтерия и отдел кадров участвуют в процессе оформления новых кадровых документов, вносят персональные данные работника и проверяют правильность заполнения документов. После подтверждения правовой и бухгалтерской службами, бумажные копии этих документов хранятся в организации в течение 75 лет.
Также необходимо уведомить контрагентов об изменении фамилии, в том числе и ООО, с которыми заключен трудовой договор. Новые документы необходимо предоставить в генеральную пенсионную и министерство труда.
При изменении фамилии гражданина, кадровый работник обязан внести соответствующие данные в кадровые документы. В этом случае необходимо оформить приказ, подписанный руководством организации, и заключение пенсионного фонда и Минтруда. Дополнительно, нужно внести изменения в личную карточку работника.
Данные о новой фамилии должны быть указаны в следующих документах: договоре, книжке учета трудового времени, трудовой карте, образце заполнения графика отпусков. Также нужно поменять паспортные данные и предоставить копии исправленных документов.
Кадровый работник в обязательном порядке должен оформить акт о внесении изменений в кадровые документы. Этот акт должен содержать информацию о дате изменения, персональных данных работника, а также о подтверждающих документах, которые вносились в документооборот.
Отдел кадров ООО или другой организации должен также проверить локальные нормативные документы, связанные с Бухгалтерским учетом и правовой защитой работника.
При оформлении кадровых документов изменения в личную карточку работника и другие документы вносятся на основании его заявления и подписи. Новые данные о персональных данных работника, подтверждающих документах и дате изменения фамилии записываются в таблицу.
В таблице указываются: тип документа, серия и номер, кем и когда выдан, данные о дате внесения изменений. После внесения изменений в личную карточку работника, кадровые работники обязаны вносить изменения во все карточки контрагентов, в которых фамилия работника указана. Бумажные карточки могут быть заменены электронным вариантом.
Обязанности работодателя при изменении личных данных работника
Работодатель обязан вести кадровый документооборот аккуратно, особенно в случае изменения личных данных работника, среди которых могут быть фамилия, имя, отчество, паспортные данные, семейное положение, основание для изменения данных (изменение фамилии после заключения брака, смены гражданства и т.д.).
При получении заявления работника на изменение фамилии работодатель обязан проверить его паспорт и заявление на контрагентов ООО/ИП/ФЛ, подтверждающие новые личные данные работника, и внести нужные исправления в кадровые документы. Кроме того, нужно внести изменения в образец приказа о трудоустройстве работника и в личную карточку.
В случае изменения паспортных данных работника, кроме указанных выше документов, работодатель должен также предоставить новую копию паспорта для внесения в бухгалтерскую документацию и личную карточку работника, а также подписать с ним акт об изменении персональных данных и приказывать внести изменения в график отпусков и т.д.
Работодатель обязан вести локальные акты и правовые документы, которые устанавливают порядок внесения изменений в кадровые документы, а также предоставлять сотрудникам полную и достоверную информацию об их правах и обязанностях. Все изменения вносятся на основании официальных документов и необходимы для правильного ведения бухгалтерского учета и учета персонала в организации.
Обязанности работника при изменении фамилии
При смене фамилии работника, все персональные данные должны быть обновлены для правильного ведения документооборота. Работник обязан обратиться в кадровый отдел и предоставить документы на изменение фамилии.
Работник обязан сообщить о смене фамилии в соответствии с требованиями закона Минтруда. Для этого нужно подать заявление и предоставить копию нового паспорта. Внесение изменений в личные данные гражданина возможно только после правового заключения о смене фамилии.
При внесении изменений в кадровые документы необходимо вести учет изменений в графике отпусков, в бумажных книжках и во всех других документах, подтверждающих трудовую деятельность работника.
Вносятся изменения в договор с работником на основании его заявления. При этом нужно проверить правильность заполнения всех документов и произвести обязательную подпись работника.
При смене фамилии работника, необходимо уведомить бухгалтерию, чтобы изменения были отражены в бухгалтерской отчетности. Также нужно поменять карточки контрагентов и все другие документы, где указаны прежние данные работника.
Работник обязан предоставить изменения в свой пенсионный фонд и в социальный фонд. Это может быть сделано путем подачи заявления и предоставления копии паспорта.
Приказываю своим работникам принять обновленные документы о смене фамилии в течение 5 рабочих дней с момента получения уведомления о смене фамилии от работника.
